Business Process Management
Automatisieren Sie ihre Geschäftsprozesse - Elektronische WorkFlow Managementsysteme der DOS GmbH
Daten und Fakten in prozent
Verringerung der Durchlaufzeit
Senkung der Kosten
Verringerung der Fehlerquote
Funktionen | Leistungen | Vorteile
Wir knüpfen dort an wo andere aufhören. Standardisierte, vorkonfigurierte Workflow-Lösungen sind heutzutage keine Seltenheit mehr – unsere Aufgabe hingegen ist es, gemeinsam mit Ihnen Schwachstellen systematisch zu analysieren und gemeinsam eine Lösung zu finden. Wir sind für die Beratung, Umsetzung und Implementierung verantwortlich und betreuen unsere Kunden auch nach Fertigstellung eines Projekts. Business Process Management der Dik On Site GmbH – Optimierung durch innovative Workflow-Lösungen!
Die Abbildung komplexer Prozesse entlastet einerseits die Mitarbeiter und schafft somit mehr Zeit für andere Aufgaben – andererseits beschleunigt es die Aufgaben des Tagesgeschäfts und hilft dem Unternehmen Kosten zu sparen. Durch die Automatisierung der Prozesse wird die Fehlerquote nicht nur minimiert – sie wird gänzlich eliminiert!
Vorgänge oder Anträge durchlaufen meist hierarchische Genehmigungsstrukturen und müssen daher von vielen Prozessbeteiligten unterzeichnet werden. Mithilfe des elektronischen Workflows wird die papierbasierte Dokumentenfreigabe abgelöst und durch den Einsatz einer elektronischen Signatur ersetzt – der Workflow wird somit nicht unterbrochen. Anschließend kann das Dokument im pdf-Format gespeichert werden oder am Server automatisch archiviert werden.
• individuell konfigurierbar und jederzeit änderungsfähig
• mit Echtzeit Statusüberwachung
• mit umfangreichen Reporting Funktionen
• keine Zugriffseinschränkung – jederzeit und von überall aus nutzbar
• flexible Installation am Server – kann am firmeninternen Server aber auch extern installiert werden
– (Windows oder Linux)
• komfortabler Zugang mit beliebigem Browser, Handy oder Tablet
• keine Softwareinstallation am Client notwendig, Zugang direkt im Browser mittels persönlichem Konto
Mithilfe der Live-Monitoring Funktion wird die Transparenz der Geschäftsabläufe erhöht. Handelt es sich um komplexe Vorgänge, so ist es meist schwer, einen Überblick zu bewahren und eine Vielzahl von Fragen taucht auf:
Wo befindet sich der Vorgang gerade?
Wer muss genehmigen?
Wurde der Antrag abgelehnt/genehmigt?
Wer hat den Antrag abgelehnt?
Diese und etliche andere Fragen können mithilfe der Live-Monitoring Funktion jederzeit beantwortet werden. Stellt sich dabei heraus, dass der Workflow erweitert werden muss, so können unsere IT-Experten auch während der Inbetriebnahme die gewünschten Änderungen vornehmen. Eine laufende Optimierung der Prozesse ist somit jederzeit möglich.
Jeder Benutzer wird anhand seiner Position, Qualifikation und Stellung einer Rolle zugewiesen (z.B. Antragsteller, Genehmiger, Administrator). Mithilfe dieser Rollen können die Lese- und Schreibzugriffe genau angepasst werden, womit jeder Benutzer individuelle Zugriffsrechte bekommt. Die Geschäftsleitung hat meist mehr Zugriffsrechte, wodurch es ihnen möglich ist, alle Anträge einzusehen und sie zu bewerten. Eine Stellvertreterregelung kann auf Wunsch ebenfalls eingerichtet werden, z.B. für Krankheits- oder Urlaubstage.
Für unsere Workflow-Lösungen können wir zu allen gängigen ERP-Systemen Schnittstellen programmieren. So können Vorgänge automatisiert erstellt, importiert oder auch in andere Systeme exportiert werden. Zudem können Benutzerdaten mit LDAP-Anbindung direkt aus dem Active Directory eingelesen werden, wodurch eine mehrmalige Anmeldung für den Benutzer entfällt. Optional sind auch Schnittstellen zu weiteren System, wie z.B. SAP, möglich.
Wir helfen Ihnen überflüssige Prozesse zu erkennen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Analysieren | Dokumentieren | Visualisieren
Zunächst wird eine Ist-Bestandsaufnahme des Unternehmens durchgeführt, um einen generellen Einblick in die Unternehmensstruktur zu erhalten. Alle Informationen, die man dadurch erhält, werden nun dokumentiert und potentielle Verbesserungsmöglichkeiten notiert. Anschließend werden Standardprozesse, welche bisher nicht transparent strukturiert abliefen, in einem Modell abgebildet. Durch das visuelle Gesamtkonstrukt erschließen sich meistens die ersten Fehler- und Einsparungspotentiale, während zugleich die Grundlage für weitere Optimierungen geschaffen wird.
Oftmals ist eine Umstrukturierung der Geschäftsprozesse erforderlich, um langfristige Effektivität gewährleisten zu können. Vor allem bei der digitalen Abbildung, die schließlich zu einem Workflow modelliert werden soll, ist es nicht immer sinvoll, eine exakte Kopie der Bestandsaufnahme zu machen. Daher werden Alternativen gesucht, welche den Geschäftsprozess beschleunigen und trotzdem für die Benutzer einfach und verständlich bleiben.
Die Implementierung des Prozessmodells erfolgt anhand der vorherigen Überlegungen, Verbesserungen und Grafiken. In diesem Schritt wird die Organisationsstruktur im Prozess-Designer modelliert, während eine Vielzahl an weiteren Einstellungen beachtet werden muss: Rollenverteilung, Kostenstellen, Benutzer, Abteilungen, Zuständigkeitsgruppen, Rechte, usw.
Nach der Modellierung im Prozess-Designer erfolgt die Erstellung der Eingabemasken, die nach der Fertigstellung vom Benutzer befüllt werden. Wichtige Dokumente können ebenfalls als Anhang direkt hinzugefügt und anschließend heruntergeladen werden.
Nach der Fertigstellung des Workflows erfolgt die Testphase anhand eines User-Acceptance-Tests. Die User können nun Vorgänge erstellen, um einen ersten Einblick in das workflowbasierte Formular zu bekommen. Für den Antragsteller entsteht dadurch folgende Erleichterung: das Formular wird jetzt am Computer mit komfortablen, interaktiven Feldern befüllt, während es zugleich den Eingabeprozess beschleunigt und erleichtert.
Erfahrungsgemäß erfolgt die Umstellung vom papierbasierten zum digitalen Formular relativ rasch. Wir stehen unseren Kunden jederzeit bei Fragen zur Verfügung und legen großen Wert auf ausgezeichneten Service, auch während des laufenden Betriebs. Zudem sind wir stets bemüht, den Einstieg mittels Schulungen oder Video-Tutorials für jedermann angenehmer zu gestalten. Auf Wunsch ist natürlich auch eine Vor-Ort-Betreuung möglich, während bei akuten Fragen auch Fernwartungen geschaltet werden können.
Neben den Betriebsmodellen Kauf (Einmalzahlung + Wartung) und Managed Service (monatliche Zahlung) sind auf Kundenwunsch auch individuelle Betriebsmodelle möglich, wie z.B. SaaS. Dabei entstehen je nach Modell Unterschiede in den Bereichen Support (individuell vereinbar | dauerhaft enthalten), sowie Hosting (Firmeninterner Server|DOS Cloud im deutschen Rechenzentrum).
Mithilfe des elektronischen Workflows werden Geschäftsprozesse automatisiert und zugleich unnötige Zwischenschritte und Mehraufwände eliminiert. Durch die vorgegebene Struktur werden frühere Koordinationsschwierigkeiten beseitigt – der Fokus liegt hierbei auf der Vereinfachung der Geschäftsabläufe.
Prozessbeteiligte werden per E-Mail benachrichtigt wenn ein Vorgang in seinen oder ihren Arbeitsplatz gelangt. Per Klick auf den in der E-Mail eingefügten Link gelangt man direkt in den Vorgang. Im Gegensatz zur früheren papierbasierten Dokumentenfreigabe gehören Probleme wie keine Auffindbarkeit wichtiger Anträge und damit verbundene Neuantragserstellung nun der Vergangenheit an.
Entlastung der Mitarbeiter ist für viele Unternehmen ein wichtiges Kriterium. Unser Workflow übernimmt mühsame und komplizierte Geschäftsprozesse und schafft somit Zeit für wichtige strategische Aufgaben. Müssen mehrere Arbeiten gleichzeitig erledigt werden, ist es oft schwierig, einen Überblick zu bewahren und Wichtiges kann vergessen werden – nicht mehr mit elektronischen Workflow der Dik On Site GmbH.
Neben der Live-Monitoring Funktion, die den aktuellen Status eines Vorgangs aufzeigt, ist es vor allem wichtig, dass bereits erstellte Anträge jederzeit und schnell auffindbar sind. Vor allem die unnötige und zeitraubende Suche wird durch den elektronischen Workflow vermieden.
Ein weiteres Problem ist die Zuständigkeit für bestimmte Aufgaben. Abhängig von den Zugriffsrechten können auch Arbeitskollegen auf Anträge zugreifen und diese bearbeiten. Vor allem im Krankheitsfall stellt dies eine enorme Entlastung dar, da im WebPortal akute Anträge auch für den Arbeitskollegen ersichtlich sind und diese bearbeitet werden können.
Neben der bereits erwähnten E-Mail-Einbindung gibt es noch eine Reihe weiterer Kommunikationswerkzeuge. Ein Abteilungsleiter kann z.B. alle Anträge seiner Abteilung mithilfe von standardisierten Reports und Formularen einsehen. Wird ein Antrag länger nicht genehmigt, so kann durch die Einführung von Eskalationsregeln der Genehmiger an seinen Antrag wieder erinnert werden. Darüber hinaus kann jederzeit nachgewiesen werden, wann ein Antrag bei wem eingegangen ist.
Sind viele elektronische Daten im Umlauf spielt Datensicherheit eine wichtige Rolle. Ihre Dokumente und Daten können unternehmensintern auf einer zentralen Datenbank abgelegt werden. Somit sind alle Daten und Vorgänge zentral archiviert und können im Fall eines Datenverlustes durch ein Backup wiederhergestellt werden. Alternativ kann auch eine Cloud-Funktion eingerichtet werden, um wichtige Daten mehrfach zu sichern.
Im digitalen Zeitalter ist die Einhaltung von Standards und Vollmachtsregeln, gleichzeitig aber auch die Vermeidung von rechtlichen Risiken, von großer Bedeutung. Mithilfe der Automatisierung von Vorgängen sollen diese Richtlinien erfüllt und Effizienzvorteile realisiert werden. Treten Änderungen an der Organisationsstruktur auf, so ist der elektronische Workflow flexibel an neue Anforderungen anpassbar. Durch die nachhaltigen Anpassungsmöglichkeiten wird das Qualitätsmanagement wirkungsvoll unterstützt.
Anwendungsbeispiele
- Investitionsanträge
- AÜG Portal u. Fremdfirmenmanagement
- Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
- Weitere Anwendungsbeispiele
Der workflowbasierte Investitionsantrag hilft einem der größten Chemiepark-Betreiber im Raum Bayern bei der Automatisierung und Beschleunigung langwieriger Genehmigungsprozesse für die Gewährung liquider Mittel.
Ausgangssituation/Problemstellung
Traditionelle, papierbasierte Dokumente verzögerten die Bearbeitungsdauer der Genehmigungsprozesse, weshalb unser Kunde eine effiziente Lösung benötigte. Bereits das Ausfüllen eines Investitionsantrags nahm enorm viel Zeit in Anspruch durch Abfragen wie Kostenstellen, Telefonnummern, E-Mail Adressen etc. Diese Informationen mussten bei jedem Antrag erneut ausgefüllt werden, wodurch der Bearbeitungsprozess bereits an der Quelle stagnierte. Eine weitere Herausforderung stellte die komplexe Genehmigungsprozedur dar. Neben den verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Logistik, Anlagenbuchhaltung, Geschäftsleitung etc.), mussten auch die gesetzlichen Beauftragten wie Gewässerschutz-, Lärmschutz-, Datenschutzbeauftragter etc. berücksichtigt werden. Somit war es für den Antragsteller besonders schwer, den Durchblick im Genehmigungsdschungel zu behalten.
Häufig kam es auch vor, dass mehrere Hundert Anträge im Umlauf waren, wodurch es beinahe unmöglich war, einen aktuellen Status der Anträge zu haben. Per werksinterner Post wurden die Anträge von einem Genehmiger zum anderen gesendet, wodurch der Genehmigungslauf viel Zeit in Anspruch nahm und wenig Transparenz bot. Um die Bearbeitungsdauer des Genehmigungsprozesses zu beschleunigen, stellte für den Kunden ein elektronischer Workflow die ideale Lösung dar.
Ziel: Einen voll automatisierten, webbasierten Workflow entwickeln, der dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen zur Verfügung stellt.
Lösung
Um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen und den Papierweg zu rationalisieren, wurde zuerst die Organisationsstruktur des Unternehmens abgebildet und im Prozessdesigner modelliert. Parallel dazu wurde der papierbasierte Antrag entsprechend der Kundenwünsche erweitert und zu einem Online Formular umgewandelt. Informationen wie Kostenstellen, Telefonnummern, E-Mail Adressen etc. werden nun durch Zugriff auf die Datenbank automatisch befüllt und nehmen dem Antragsteller einiges an Arbeit ab. Die Fehlerquote wurde dadurch um ein Vielfaches reduziert, weshalb Anträge im Nachhinein kaum abgeändert werden müssen.
Der Antragsteller muss lediglich die Pflichtfelder des Online-Formulars ausfüllen und schließlich absenden. Im WebPortal kann jederzeit per Statusverfolgung geprüft werden, wo sich der Antrag gerade befindet und wer noch genehmigen muss. Der elektronische Workflow erkennt automatisch welchen Genehmigungsweg ein Antrag bis zur endgültigen Freigabe durchlaufen muss. Der Genehmiger wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Antrag in seinem persönlichem WebPortal zur Genehmigung vorliegt. Der Antrag kann nun vom Computer, Tablet oder auch unterwegs vom Smartphone genehmigt werden. Zudem kann das Online-Formular sowie die Organisationsstruktur jederzeit abgeändert oder erweitert werden. Der webbasierte Zugriff, die Reduzierung der Durchlaufzeiten sowie die Prozesstransparenz sind einige Beweggründe warum sich der Kunde gegen den papierbasierten Antrag für die Zukunft entschied.
Das workflowbasierte AÜGportal hilft einem Industriekonzern bei der Koordination und Genehmigungsüberwachung von temporärem Personal.
Ausgangssituation/Problemstellung
Bei der Einstellung von neuen Arbeitern musste das Zusammenspiel zwischen Werkschutz, Betriebsrat, Personalabteilung und Geschäftsleitung reibungslos funktionieren. Öfters kam es vor (z.B. bei Abstellungen), dass bis zu hundert Arbeiter an einem Tag im Industriepark zur Verfügung stehen sollten. Der Genehmigungs- und Verwaltungsaufwand dabei war enorm und musste innerhalb weniger Tage durchgeführt werden. Dabei war es wichtig, bei spontanem Personalausfall rasch reagieren zu können und einen Überblick über die tatsächlich eingesetzten Arbeiter zu behalten.
Der Kunde nutzte dazu Excel-Listen, in denen alle Informationen der Arbeiter eingegeben werden mussten. Dabei kam es auch vor, dass manche Arbeiter bereits öfters im Industriepark an vergangenen Projekten teilgenommen hatten. Um den Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten, wurden die Daten der Mitarbeiter neu eingepflegt, da eine Suche in alten Excel-Dateien meist mehr Zeit in Anspruch nahm als eine Neueingabe. Darüber hinaus fielen oftmals auch Arbeiter kurzfristig aus und wurden durch andere ersetzt. Dies führte zu einer Vielzahl an Excel-Listen bis schließlich kein Überblick mehr gegeben war.
Der Werkschutz benötigte für jeden neuen Mitarbeiter von verschiedenen Abteilungen ein ausgefülltes Dokument mit Unterschrift um die Genehmigung zu bestätigen. Das Formular wurde dabei von einer Abteilung unterschrieben und zur anderen gefaxt. Da die Genehmigungen teilweise auch parallel abliefen, wussten die Zuständigen oft nicht, an welcher Stelle sich das Dokument aktuell befindet. So musste man zusätzlich per Telefon und E-Mail ständig den aktuellen Status, der sich stündlich ändern konnte, einfordern. Um zukünftige Projekte effizienter abwickeln zu können, hatte der Kunde den Wunsch, dieses altmodische Verfahren durch ein transparenteres, effektiveres System zu ersetzten.
Ziel: Eine benutzerfreundliche Oberfläche gestalten, bei welcher man jederzeit den aktuellen Status von jedem einzelnen Arbeiter überprüfen kann.
Lösung
Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein individuelles Konzept entwickelt, um den Verwaltungsaufwand bei zukünftigen Personaleinsätzen zu beschleunigen, den Genehmigungsaufwand zu reduzieren und den gesamten Prozess übersichtlicher darzustellen. Die bisher verwendeten Excel-Listen und Formularvorlagen wurden durch unser AÜG-Portal ersetzt, das den Bedarfsträgern jederzeit den aktuellen Status des Fremdpersonals anzeigt.Das umständliche Faxen der Dokumente wurde durch elektronische Unterschriften ersetzt, während der Antrag nun per Mausklick an die nächste Genehmigungsstelle weitergeleitet wird. Nach erfolgter Genehmigung /Verlängerung werden die Prozessbeteiligten (z.B. Werkzeugausgabe, Spind Vergabestelle, Werkschutz und Anlagensicherheit) automatisiert per E-Mail benachrichtigt und die vom System ausgefertigten Formulare als PDF an diese Stellen übersendet.
Nach Beendigung des Einsatzes werden wieder alle Prozessbeteiligten durch das System informiert. Somit können diese ihre abteilungsspezifischen Arbeitsaufträge (wie die Rückgabe der Arbeitskleidung, des Werksausweises usw.) einleiten und die Bewertung des Mitarbeiters durchführen.
War ein Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit an einem Projekt im Industriepark beteiligt, so sind seine Daten im System gespeichert. Damit geht eine deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes und eine massive Steigerung der Transparenz einher. Somit kann die Einhaltung der Compliance-Rechtlinien gewährleistet werden.
Zusätzlich wurden Reporting-Funktionen implementiert, die dem Geschäftsleiter, dem Betriebsrat und der Personalabteilung grafische als auch tabellarische Auswertungen anzeigen. Dies hilft z.B. bei der Analyse der Kapazitätsauslastung sowie bei der Generierung von Planstellen.
Die workflowbasierten Vorsorgeuntersuchungen helfen unseren Kunden bei der Koordination, Überwachung und Pflege der Daten im Bereich Arbeitsmedizin.
Ausgangssituation/Problemstellung
Um den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu gewährleisten, ist Vorsorge die beste Medizin gegen etwaige Gefährdungen. Vor allem bei Arbeiten in der Chemieindustrie oder generell bei Arbeiten mit Gefahrstoffen sind Vorsorgeuntersuchungen ein sehr wichtiges Kriterium und müssen in regelmäßigen Abständen aufgefrischt werden. Befinden sich jedoch hunderte oder gar tausende Mitarbeiter in einem Unternehmen, so ist eine Pflege der aktuellen Übersicht keine einfache Aufgabe. Die Pflege der Daten wurde bisher in Excel-Listen durchgeführt was jedoch nicht die optimale Lösung darstellte. Wurden Termine beim Arzt zur Untersuchung vereinbart, so musste man regelmäßig die Liste durchsuchen um keinen Mitarbeiter zu übersehen. Auf lange Sicht war diese Methode einfach zu umständlich und zu zeitaufwendig weshalb wir nach einer effizienteren Lösung suchten.
Ziel: Eine leicht verständliche Benutzeroberfläche erstellen, mithilfe derer der Sachbearbeiter vollste Transparenz der Untersuchungen genießt.
Lösung
Um einen schönen Überblick der Vorsorgeuntersuchungen zu haben, haben wir ein benutzerfreundliches Portal erstellt, mithilfe dessen man nur mit einem Mausklick alle nötigen Informationen aufrufen kann. Das Benutzerportal kann individuell angepasst werden z.B. nach Untersuchungsart, Untersuchungsdatum, Ablaufdatum etc. So können Vorsorgeuntersuchungen u.a. nach Datum sortiert werden, was dem Bearbeiter einiges an Arbeit abnimmt. Mithilfe unseres Workflows können Eskalations-E-mails an den Sachbearbeiter geschickt werden um nochmals an eine bevorstehende Untersuchung zu erinnern. Als zusätzliche Hilfestellung können Zertifikate, Untersuchungsergebnisse, Untersuchungsanforderungen hochgeladen werden damit eine noch effizientere Bearbeitung möglich ist. Diese „digitale Untersuchungsmappe“ ist somit jederzeit mit nur einem Mausklick abrufbereit und ist für jedes Unternehmen eine deutliche Bereicherung. Eine fehlende Übersicht, welche meist zu Fehlern bei der Bearbeitung führte, gehört somit der Vergangenheit an.
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