Automatisieren Sie ihre Geschäftsprozesse - Elektronische WorkFlow Managementsysteme der DOS GmbH
Die Abbildung komplexer Prozesse entlastet einerseits die Mitarbeiter und schafft somit mehr Zeit für andere Aufgaben – andererseits beschleunigt es die Aufgaben des Tagesgeschäfts und hilft dem Unternehmen Kosten zu sparen. Durch die Automatisierung der Prozesse wird die Fehlerquote nicht nur minimiert – sie wird gänzlich eliminiert!
Vorgänge oder Anträge durchlaufen meist hierarchische Genehmigungsstrukturen und müssen daher von vielen Prozessbeteiligten unterzeichnet werden. Mithilfe des elektronischen Workflows wird die papierbasierte Dokumentenfreigabe abgelöst und durch den Einsatz einer elektronischen Signatur ersetzt – der Workflow wird somit nicht unterbrochen. Anschließend kann das Dokument im pdf-Format gespeichert werden oder am Server automatisch archiviert werden.
• individuell konfigurierbar und jederzeit änderungsfähig
• mit Echtzeit Statusüberwachung
• mit umfangreichen Reporting Funktionen
• keine Zugriffseinschränkung – jederzeit und von überall aus nutzbar
• flexible Installation am Server – kann am firmeninternen Server aber auch extern installiert werden
– (Windows oder Linux)
• komfortabler Zugang mit beliebigem Browser, Handy oder Tablet
• keine Softwareinstallation am Client notwendig, Zugang direkt im Browser mittels persönlichem Konto
Mithilfe der Live-Monitoring Funktion wird die Transparenz der Geschäftsabläufe erhöht. Handelt es sich um komplexe Vorgänge, so ist es meist schwer, einen Überblick zu bewahren und eine Vielzahl von Fragen taucht auf:
Wo befindet sich der Vorgang gerade?
Wer muss genehmigen?
Wurde der Antrag abgelehnt/genehmigt?
Wer hat den Antrag abgelehnt?
Diese und etliche andere Fragen können mithilfe der Live-Monitoring Funktion jederzeit beantwortet werden. Stellt sich dabei heraus, dass der Workflow erweitert werden muss, so können unsere IT-Experten auch während der Inbetriebnahme die gewünschten Änderungen vornehmen. Eine laufende Optimierung der Prozesse ist somit jederzeit möglich.
Jeder Benutzer wird anhand seiner Position, Qualifikation und Stellung einer Rolle zugewiesen (z.B. Antragsteller, Genehmiger, Administrator). Mithilfe dieser Rollen können die Lese- und Schreibzugriffe genau angepasst werden, womit jeder Benutzer individuelle Zugriffsrechte bekommt. Die Geschäftsleitung hat meist mehr Zugriffsrechte, wodurch es ihnen möglich ist, alle Anträge einzusehen und sie zu bewerten. Eine Stellvertreterregelung kann auf Wunsch ebenfalls eingerichtet werden, z.B. für Krankheits- oder Urlaubstage.
Für unsere Workflow-Lösungen können wir zu allen gängigen ERP-Systemen Schnittstellen programmieren. So können Vorgänge automatisiert erstellt, importiert oder auch in andere Systeme exportiert werden. Zudem können Benutzerdaten mit LDAP-Anbindung direkt aus dem Active Directory eingelesen werden, wodurch eine mehrmalige Anmeldung für den Benutzer entfällt. Optional sind auch Schnittstellen zu weiteren System, wie z.B. SAP, möglich.
Wir helfen Ihnen überflüssige Prozesse zu erkennen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Analysieren | Dokumentieren | Visualisieren
Zunächst wird eine Ist-Bestandsaufnahme des Unternehmens durchgeführt, um einen generellen Einblick in die Unternehmensstruktur zu erhalten. Alle Informationen, die man dadurch erhält, werden nun dokumentiert und potentielle Verbesserungsmöglichkeiten notiert. Anschließend werden Standardprozesse, welche bisher nicht transparent strukturiert abliefen, in einem Modell abgebildet. Durch das visuelle Gesamtkonstrukt erschließen sich meistens die ersten Fehler- und Einsparungspotentiale, während zugleich die Grundlage für weitere Optimierungen geschaffen wird.
Oftmals ist eine Umstrukturierung der Geschäftsprozesse erforderlich, um langfristige Effektivität gewährleisten zu können. Vor allem bei der digitalen Abbildung, die schließlich zu einem Workflow modelliert werden soll, ist es nicht immer sinvoll, eine exakte Kopie der Bestandsaufnahme zu machen. Daher werden Alternativen gesucht, welche den Geschäftsprozess beschleunigen und trotzdem für die Benutzer einfach und verständlich bleiben.
Die Implementierung des Prozessmodells erfolgt anhand der vorherigen Überlegungen, Verbesserungen und Grafiken. In diesem Schritt wird die Organisationsstruktur im Prozess-Designer modelliert, während eine Vielzahl an weiteren Einstellungen beachtet werden muss: Rollenverteilung, Kostenstellen, Benutzer, Abteilungen, Zuständigkeitsgruppen, Rechte, usw.
Nach der Modellierung im Prozess-Designer erfolgt die Erstellung der Eingabemasken, die nach der Fertigstellung vom Benutzer befüllt werden. Wichtige Dokumente können ebenfalls als Anhang direkt hinzugefügt und anschließend heruntergeladen werden.
Nach der Fertigstellung des Workflows erfolgt die Testphase anhand eines User-Acceptance-Tests. Die User können nun Vorgänge erstellen, um einen ersten Einblick in das workflowbasierte Formular zu bekommen. Für den Antragsteller entsteht dadurch folgende Erleichterung: das Formular wird jetzt am Computer mit komfortablen, interaktiven Feldern befüllt, während es zugleich den Eingabeprozess beschleunigt und erleichtert.
Erfahrungsgemäß erfolgt die Umstellung vom papierbasierten zum digitalen Formular relativ rasch. Wir stehen unseren Kunden jederzeit bei Fragen zur Verfügung und legen großen Wert auf ausgezeichneten Service, auch während des laufenden Betriebs. Zudem sind wir stets bemüht, den Einstieg mittels Schulungen oder Video-Tutorials für jedermann angenehmer zu gestalten. Auf Wunsch ist natürlich auch eine Vor-Ort-Betreuung möglich, während bei akuten Fragen auch Fernwartungen geschaltet werden können.
Neben den Betriebsmodellen Kauf (Einmalzahlung + Wartung) und Managed Service (monatliche Zahlung) sind auf Kundenwunsch auch individuelle Betriebsmodelle möglich, wie z.B. SaaS. Dabei entstehen je nach Modell Unterschiede in den Bereichen Support (individuell vereinbar | dauerhaft enthalten), sowie Hosting (Firmeninterner Server|DOS Cloud im deutschen Rechenzentrum).
Mithilfe des elektronischen Workflows werden Geschäftsprozesse automatisiert und zugleich unnötige Zwischenschritte und Mehraufwände eliminiert. Durch die vorgegebene Struktur werden frühere Koordinationsschwierigkeiten beseitigt – der Fokus liegt hierbei auf der Vereinfachung der Geschäftsabläufe.
Prozessbeteiligte werden per E-Mail benachrichtigt wenn ein Vorgang in seinen oder ihren Arbeitsplatz gelangt. Per Klick auf den in der E-Mail eingefügten Link gelangt man direkt in den Vorgang. Im Gegensatz zur früheren papierbasierten Dokumentenfreigabe gehören Probleme wie keine Auffindbarkeit wichtiger Anträge und damit verbundene Neuantragserstellung nun der Vergangenheit an.
Entlastung der Mitarbeiter ist für viele Unternehmen ein wichtiges Kriterium. Unser Workflow übernimmt mühsame und komplizierte Geschäftsprozesse und schafft somit Zeit für wichtige strategische Aufgaben. Müssen mehrere Arbeiten gleichzeitig erledigt werden, ist es oft schwierig, einen Überblick zu bewahren und Wichtiges kann vergessen werden – nicht mehr mit elektronischen Workflow der Dik On Site GmbH.
Neben der Live-Monitoring Funktion, die den aktuellen Status eines Vorgangs aufzeigt, ist es vor allem wichtig, dass bereits erstellte Anträge jederzeit und schnell auffindbar sind. Vor allem die unnötige und zeitraubende Suche wird durch den elektronischen Workflow vermieden.
Ein weiteres Problem ist die Zuständigkeit für bestimmte Aufgaben. Abhängig von den Zugriffsrechten können auch Arbeitskollegen auf Anträge zugreifen und diese bearbeiten. Vor allem im Krankheitsfall stellt dies eine enorme Entlastung dar, da im WebPortal akute Anträge auch für den Arbeitskollegen ersichtlich sind und diese bearbeitet werden können.
Neben der bereits erwähnten E-Mail-Einbindung gibt es noch eine Reihe weiterer Kommunikationswerkzeuge. Ein Abteilungsleiter kann z.B. alle Anträge seiner Abteilung mithilfe von standardisierten Reports und Formularen einsehen. Wird ein Antrag länger nicht genehmigt, so kann durch die Einführung von Eskalationsregeln der Genehmiger an seinen Antrag wieder erinnert werden. Darüber hinaus kann jederzeit nachgewiesen werden, wann ein Antrag bei wem eingegangen ist.
Sind viele elektronische Daten im Umlauf spielt Datensicherheit eine wichtige Rolle. Ihre Dokumente und Daten können unternehmensintern auf einer zentralen Datenbank abgelegt werden. Somit sind alle Daten und Vorgänge zentral archiviert und können im Fall eines Datenverlustes durch ein Backup wiederhergestellt werden. Alternativ kann auch eine Cloud-Funktion eingerichtet werden, um wichtige Daten mehrfach zu sichern.
Im digitalen Zeitalter ist die Einhaltung von Standards und Vollmachtsregeln, gleichzeitig aber auch die Vermeidung von rechtlichen Risiken, von großer Bedeutung. Mithilfe der Automatisierung von Vorgängen sollen diese Richtlinien erfüllt und Effizienzvorteile realisiert werden. Treten Änderungen an der Organisationsstruktur auf, so ist der elektronische Workflow flexibel an neue Anforderungen anpassbar. Durch die nachhaltigen Anpassungsmöglichkeiten wird das Qualitätsmanagement wirkungsvoll unterstützt.
Der workflowbasierte Investitionsantrag hilft einem der größten Chemiepark-Betreiber im Raum Bayern bei der Automatisierung und Beschleunigung langwieriger Genehmigungsprozesse für die Gewährung liquider Mittel.
Das workflowbasierte AÜGportal hilft einem Industriekonzern bei der Koordination und Genehmigungsüberwachung von temporärem Personal.
Die workflowbasierten Vorsorgeuntersuchungen helfen unseren Kunden bei der Koordination, Überwachung und Pflege der Daten im Bereich Arbeitsmedizin.
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