On-Site Management

Dauerhafte Unterstützung rund um temporäres Personal

On-Site Management

Angebote | Leistungen | Vorteile

Personalbedarf schwankt täglich je nach Auftragslage. Vor allem bei Auftragsspitzen oder bei Abstellungen muss das Stammpersonal unterstützt und durch flexible Kräfte rasch erweitert werden können. Dabei verlieren Sie schnell Zeit durch Planung, Koordination und Abwicklung der Personalsuche und Einstellung. Wir unterstützen Sie aktiv, damit Sie immer den Überblick behalten! Durch einen zentralen Ansprechpartner vor Ort haben Sie während Ihrer Geschäftszeiten immer eine Anlaufstelle an die Sie sich wenden können. Durch unsere innovativen Softwarelösungen können Sie jederzeit sämtliche Auswertungen erstellen. On-Site Management der Dik On Site GmbH – so führen Sie Ihre Projekte erfolgreich zum Ziel!

Wir helfen Ihnen überflüssige Prozesse zu erkennen und ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Wir unterstützen Sie bereits in der Einsatzplanung und beraten Sie in allen Belangen der Bedarfsanalyse ohne dass für Sie zusätzliche Kosten entstehen. Mittels Vergleich der Ist-Situation mit den Soll-Gegebenheiten erstellen wir gemeinsam mit Ihnen einen Organisationsplan. Eine realistische Vorplanung erspart somit unnötige Nachbearbeitung. Zusätzlich helfen wir gerne beim Formulieren von Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen. So ist der passende Kandidat oder ein ganzes Projektteam bald gefunden!

Wir helfen Ihnen bei der Auswahl geeigneter Lieferanten indem wir diese mit Ihren Anforderungen vergleichen und bewerten. Ihre spezifischen Abläufe werden wir den Lieferanten vermitteln und spezielle Besonderheiten erläutern. Damit stellen wir ebenfalls eine Standardisierung Ihrer Prozesse sicher. Die Personaldienstleister werden von uns regelmäßig über den Stand der Personalauswahl informiert, so dass Sie merklich entlastet werden.

Wir übernehmen die kontrollierte Informationsweitergabe innerhalb Ihres Projektes. Somit erhält jeder Prozessbeteiligte relevante Informationen gebündelt und situationsbezogen. Weiterhin stehen wir während des Auswahlprozesses kontinuierlich mit Ihnen und den Lieferanten im Dialog. Ein fester Ansprechpartner steht dabei jederzeit für individuelle Rückfragen bereit. Wir geben alle wichtigen Einsatzdaten entsprechend weiter, damit Ihr Kandidat am ersten Arbeitstag pünktlich und mit allem Nötigen ausgestattet seinen Einsatz beginnen kann.

Fremdpersonal muss in den meisten Fällen betriebsintern genehmigt werden. Wir übernehmen die gesamte Koordination für Sie, von Datenpflege über Kostenstellenzuordnungen bis hin zur Einholung der eigentlichen Genehmigung und Informationsweitergabe an beteiligte Abteilungen. Dokumentationen, Besuchermeldungen, Anmeldung zu Unterweisungen und alles was Ihnen das Alltagsgeschäft erleichtert sind selbstverständlich inklusive.

Wir begleiten die neuen Zeitarbeitnehmer am ersten Arbeitstag durch alle obligatorischen Verwaltungen. Ein Ansprechpartner übernimmt den Empfang sowie die Begleitung zu Unterweisungen, verteilt erste Informationen und gibt einen Überblick zum Projektablauf. Je nach individueller Absprache mit Ihnen übernehmen wir Fahrten zum Einsatzort, Koordination von Arbeitskleidungseinkauf, Spindvergaben und Erklärungen des Betriebsaufbaus. Gern begleiten wir Ihren neuen Kollegen am ersten Tag um einen optimalen Start zu gewährleisten. Für den Zeitarbeitnehmer stehen wir während des gesamten Einsatzes als Ansprechpartner zur Verfügung.

Wir sind für Sie direkter Ansprechpartner für Fragen rund um die Zeitarbeit. Dabei übernehmen wir für Sie die Zeiterfassung, Urlaubskoordination, Krankheitsmeldungen, Abwesenheitsmeldungen und Bescheinigungen jeglicher Art. Weiterhin informieren wir alle Beteiligten, ob Kunde oder Lieferant situationsbedingt über Änderung der Konditionen während des Einsatzes. Zusätzlich garantieren wir zu Ihren Bürozeiten ständige Erreichbarkeit – bei Absprache sogar darüber hinaus, je nach Projektabwicklung!

Nach Projektende unterstützen wir Sie bei der gesamten Nachbereitung. So informieren wir für Sie alle Personaldienstleister, kontrollieren die ordnungsgemäße Rückgabe aller Arbeitsutensilien und kümmern uns je nach Absprache um zum Beispiel Spindrückgabe und Werkzeugabgabe. Durch eine einheitliche Beurteilung helfen wir Ihnen bei einer möglichen Neuauswahl für ein späteres Projekt. Eine abschließende, standardisierte Dokumentation ist für uns selbstverständlich und für Sie jederzeit zugänglich.

Seit Jahren arbeiten wir mit verschiedenen Lieferanten zusammen. Dabei profitieren Sie nicht nur von unseren eigenen Erfahrungen sondern auch von unserem Netzwerk. Dieses ermöglicht Ihnen
eine große Auswahl der besten Bewerber. Wir übernehmen für Sie Vorgespräche und Vertragsgestaltungen und unterstützen Sie bei der Auswahl möglicher Kandidaten. Gerne beraten wir Sie bei der Wahl der Personaldienstleister, stehen Ihnen bei Fragen zu Preismodellen (zum Beispiel Equal pay) zur Verfügung und fungieren auch hier als zentraler Ansprechpartner vor Ort. Kommunizieren Sie über uns völlig neutral und transparent mit dem gesamten Netzwerk. Das bedeutet mehr Effizienz bei weniger Aufwand für Sie! Weiterhin optimieren wir Ihre Beschaffung, indem wir die Vorteile verschiedener Strategien vereinen. So profitieren Sie von einem günstigen Einkaufspreis durch unsere langfristigen Beziehungen und Zusammenarbeiten mit den Personallieferanten. Ihr Aufwand, sei es Logistik oder Verhandlung, wird ebenfalls gering gehalten, da Sie lediglich über einen Ansprechpartner kommunizieren. Durch unsere einzigartige Struktur nutzen Sie nicht nur die positiven Aspekte des Single Sourcing, sondern auch alle Vorteile des Dual Sourcing. Das bedeutet für Sie: Eine Kapazitätsüberschreitung beim Lieferanten ist kaum möglich, da genug Alternativen geboten sind. Weiterhin sind Sie durch das Netzwerk abgesichert, falls ein Lieferant einmal ausfallen sollte.

Wir übernehmen für Sie je nach Absprache verschiedene Verwaltungsaufgaben zum Thema Lieferanten zum Beispiel:
• Aufnahme in die Lieferantenkartei
• Kontrolle der Einhaltung Ihrer Standards
• Einholung und Ablage der Arbeitnehmerüberlassungsverträge
• Regelmäßige Kontrolle von Unbedenklichkeitsbescheinigungen
• Überprüfung der Aktualität jeder Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung
• Auskunft über angewandte Tarifverträge
• Beurteilungen und Dokumentation

Wir unterstützen Sie als neuen Personaldienstleister bei der Aufnahme in die Lieferantenkarteien unserer OSM-Kunden und erläutern Ihnen spezifische Anforderungen, auf welche unsere Kunden Wert legen. Nach Aufnahme profitieren Sie von jedem neuen Kundenauftrag, dabei garantieren wir absolute Neutralität ohne Bevorzugung eines Lieferanten. Durch unsere webbasierten Ausschreibungen erhalten Sie gleichzeitig mit den anderen Partnern die Stellenanfragen und haben somit diesselben Voraussetzungen Ihre Bewerber vorzuschlagen. Dies geschieht über unser Bewerberportal, über welches Sie Personalprofile direkt hochladen können. Im Laufe des Auswahlverfahrens werden Sie außerdem automatisch über den aktuellen Informationsstand in Kenntnis gesetzt. Natürlich stehen wir Ihnen auch persönlich immer als zentraler Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung.

Sie erhalten einen Zugang zu unserer Zeitwirtschaft um immer aktuell den Einsatz der bei Ihnen eingesetzten Zeitarbeitnehmer nachverfolgen zu können. Wir hinterlegen für Sie individuelle Zeitmodelle und automatisierte Schichtmodelle, unterstützen Sie bei der Einhaltung der Arbeitszeitgesetze und klären für Sie alle Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheitstage für eine lückenlose Abrechnung. Zum Monatsabschluss erhalten Sie von allen bestätigten Zeiten speziell für Sie konfigurierte Berichte zur weiteren Verarbeitung.

Zum Monatsabschluss erhalten Sie nach Bestätigung durch den Kunden eine Übersicht über geleistete Arbeitszeit aller Ihrer eingesetzten Mitarbeiter sowie eine eigene Kostenvorschau für jeden Kunden. Selbstverständlich stehen wir auch während des Monats immer für Fragen zur Zeitwirtschaft für Sie bereit.

In Form einer Sammelrechnung übernehmen wir die zentrale Rechnungsstellung. Wir bündeln alle Leistungsnachweise der Lieferanten und leiten diese aufgeschlüsselt und übersichtlich an den Kunden weiter. Welche Daten dabei vordergründig sind und welche Berichte monatlich zur Verfügung gestellt werden, legen wir individuell mit Ihnen fest. Dies kann selbstverständlich auch jederzeit angepasst werden.

Durch eine Inkassoerlaubnis sind wir befugt, die treuhänderische Abwicklung der Zahlungen zu übernehmen. Für Sie als Kunde bedeutet das, nur eine Zahlung für alle eingesetzten Zeitarbeitnehmer zu tätigen. Wir leiten nach Zahlungseingang den jeweiligen Betrag an alle Lieferanten weiter und stellen dabei vereinbarte Konditionen und Zahlungsziele sicher.

Bei Einsatz von Fremdpersonal entsteht zusätzlich zum Alltagsgeschäft Arbeitsaufwand in den einzelnen Abteilungen. Die Verwaltung ist noch höher, wenn das Personal von verschiedenen Personaldienstleistern angefordert werden soll. Wir übernehmen für Sie die gesamte Verwaltung und halten Sie dabei immer auf dem aktuellen Stand.

Durch geringere Administration in den einzelnen Abteilungen und Vereinheitlichung der Prozesse in der Arbeitnehmerüberlassung werden Ihre Kosten merklich gesenkt.

Alle Abläufe werden dokumentiert und stehen Ihnen immer aktuell zur Verfügung. Mithilfe unserer digitalen Einsatzverwaltung können Sie in Echtzeit nachverfolgen, welcher neue Mitarbeiter sich gerade in welchem Status befindet. Die Auswertungen können wir nach Ihren Vorgaben gestalten. Ebenso ist die Abrechnung übersichtlich und nach Ihren Wünschen aufgeschlüsselt.

Je länger eine Zusammenarbeit besteht desto besser lernen wir Sie kennen. Somit können wir Ihnen kontinuierlich bei einer Vereinfachung in allen Prozessen rund um die Arbeitnehmerüberlassung zur Seite stehen.

Wir haben kein Standardprogramm sondern setzen uns immer direkt mit Ihnen auseinander. Unsere Lösungen sind somit direkt für Sie maßgeschneidert und auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Ihre Wünsche stehen dabei immer an oberster Stelle.

Wir verstehen uns als Koordinator zwischen Kunde, Lieferant und Zeitarbeitnehmer. Somit haben Sie für alle Belange der Arbeitnehmerüberlassung einen festen Ansprechpartner und das direkt vor Ort!



FÜR PERSONALDIENSTLEISTER: OSM 3.0

Durch unser AÜG Portal sind alle Vorgänge auf einen Blick erkennbar.
Individuell konfiguriert wird es für jedes OSM-Projekt zum unverzichtbaren Tool rund um den Personaleinsatz. Höchst flexibel passt es sich den Bedürfnissen jedes Kunden an. Dokumente, Genehmigungen und Einsatzverfolgungen sind jederzeit und überall zugänglich. Umfangreiche Auswertungen helfen für optimale Transparenz.
Workflow_DikOnSite
Verwendung für:
• Personal-Ausschreibungen – laufende Stellen immer im Blick!
• Personal-Bestellungen
• Vorsorge-Untersuchungen
• Monitoring von Mitarbeitereinsätzen
• Workflow mit Kundenzugang für interne Genehmigungen und optimale
Informationsweitergabe inklusive Einbindung aller Beteiligten, z.B.
Geschäftsleitung, Betriebsrat, Personalabteilung
Anfallende Personalvorgänge werden im AÜG Portal transparent abgebildet. Dazu werden Ihre komplexen Prozesse optimiert und digitalisiert. Jeder Personaleinsatz durchläuft automatisch den vorher von Ihnen festgelegten Workflow und gewährleistet somit eine fehlerfreie Verwaltung. Einzelne Vorgänge sind stets nachverfolgbar und Genehmigungsstufen können frei konfiguriert werden. Durch Generierung verschiedenster Dokumente und Einbindung dieser in den Prozess wird kein Arbeitsschritt mehr übersehen.
Formularmanagement_DikOnSite
Inklusive:
• Dokumenten- und Formularmanagement
• automatisierte Generierung von Überlassungsverträgen
• Mitarbeiterbewertungen
• Lieferantenmanagement
• unterschiedliche Zugriffsrechte und Rollenmanagement
• webbasierter Zugang weltweit möglich
• umfangreiche Reporting- und Berichtsfunktionen
• völlige Transparenz

Mit uns als registrierten Inkasso-Dienstleister wird der Abrechnungs-Aufwand in Ihrem OSM-Projekt erheblich erleichtert. Eine Sammelrechnung pro Kunde schafft eine deutliche Optimierung in der Rechnungsprüfung.
In Form einer Sammelrechnung übernehmen wir die zentrale Rechnungsstellung. Wir bündeln alle Leistungsnachweise der Lieferanten und leiten diese aufgeschlüsselt und übersichtlich an Ihren Kunden weiter. Welche Daten dabei vordergründig sind und welche Berichte monatlich zur Verfügung gestellt werden, legen Sie individuell mit uns fest. Dies kann selbstverständlich auch jederzeit verändert werden.
Zahlungslauf:
Durch eine Inkassoerlaubnis sind wir befugt, die treuhänderische Abwicklung der Zahlungen zu übernehmen. Für Ihren Kunde bedeutet das, nur eine Zahlung für alle eingesetzten Zeitarbeitnehmer zu tätigen. Wir leiten nach Zahlungseingang den jeweiligen Betrag an alle Lieferanten weiter und stellen dabei vereinbarte Konditionen und Zahlungsziele sicher.Inkasso_DikOnSite
Leistungen im Überblick:
• Monatsübersicht und Kostenvorschau für jeden Personaldienstleister
• Überprüfung der Leistungsnachweise der Personaldienstleister
• Bündelung der Leistungsnachweise
• Erstellung einer Sammelrechnung für Ihren Kunden
• Geldeingangsüberwachung und Auszahlung an Personallieferanten
• Sicherstellung von Zahlungszielen
• Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Konditionen

Die elektronische Zeiterfassung der Dik On Site GmbH bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf die Arbeitszeiten der eingesetzten Mitarbeiter, wodurch die Transparenz erhöht und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Befinden sich mehrere Hundert Arbeiter im Einsatz, so ist ein schneller Zugriff auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter besonders wichtig. Altmodische Stundenzettel stellen nur eine Belastung und unnötigen Verwaltungsaufwand dar, während zugleich eine aktuelle Anwesenheitsübersicht der Arbeiter dennoch fehlt. Bis zur Abgabe der Stundenzettel fehlt somit ein aktueller Überblick, an welchen Tagen der Mitarbeiter anwesend, krank oder im Urlaub war. Die elektronische Zeiterfassung stellt somit für den Arbeiter als auch für den Sachbearbeiter eine enorme Entlastung dar.
Stundenfreigabe
Stundenfreigabe durch Kundenzugang
Die Dik On Site GmbH ist für die korrekte Pflege und Übermittlung der Arbeitsstunden zuständig. Anschließend werden die geleisteten Stunden der Arbeiter vom Kunden freigegeben. Der Kunde meldet sich mit den persönlichen Zugangsdaten im System an und erhält eine Auswertung der Arbeitsstunden aufgeschlüsselt nach Datum, Bearbeiter, Kostenstelle sowie Abteilung. Nach Überprüfung der Arbeitsstunden kann der Kunde die Stunden genehmigen, ablehnen oder auch Änderungen vornehmen. Dies führt einerseits zum Ersatz der Papierbürokratie, andererseits beschleunigt es die Stundenfreigabe- und überprüfung um ein Vielfaches.
Einzelprotokoll
Umfangreiche Auswertungen der Stunden
Neben der detaillierten Aufschlüsselung nach Kostenstelle, Abteilung etc. kann man Stundenpläne entsprechend anpassen und auswerten. Hierbei kann man Schichtmodelle festlegen, verschiedene Zeitmodelle erstellen oder auch die minutengenaue bzw. gerundete Abrechnung der Arbeitszeit vorgeben. Je nach Kundenwunsch kann man beinahe alles manuell einstellen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Das altmodische Aufschreiben der Stunden entfällt dadurch für den Arbeiter während zugleich die Personalabteilung nicht mehr mit Stundenzetteln überhäuft wird.
Terminals
Mit Hilfe von Erfassungsterminals wird das automatische Erfassen der Arbeitszeiten des Personals ermöglicht. Die Mitarbeiter stempeln beim Kommen ein und beim Gehen wieder aus. Die Stempelzeiten werden sofort im System registriert und sind auch auf Anhieb abrufbereit. Je nach Kundenwunsch kann zwischen stationären und mobilen Erfassungsterminals gewählt werden. Stationäre Erfassungsterminals werden direkt ins lokale Netzwerk eingebunden (TCP/IP), während die mobilen Terminals an jedem beliebigen Ort flexibel über GSM eingesetzt werden können (z.B. auf externen Baustellen).
Zeiterfassung_vorteile

coming soon!!!

coming soon!!!

Das workflowbasierte AÜGportal hilft einem Industriekonzern bei der Koordination und Genehmigungsüberwachung von temporärem Personal.
Ausgangssituation/Problemstellung
Bei der Einstellung von neuen Arbeitern musste das Zusammenspiel zwischen Werkschutz, Betriebsrat, Personalabteilung und Geschäftsleitung reibungslos funktionieren. Öfters kam es vor (z.B. bei Abstellungen), dass bis zu hundert Arbeiter an einem Tag im Industriepark zur Verfügung stehen sollten. Der Genehmigungs- und Verwaltungsaufwand dabei war enorm und musste innerhalb weniger Tage durchgeführt werden. Dabei war es wichtig, bei spontanem Personalausfall rasch reagieren zu können und einen Überblick über die tatsächlich eingesetzten Arbeiter zu behalten.CWA
Der Kunde nutzte dazu Excel-Listen, in denen alle Informationen der Arbeiter eingegeben werden mussten. Dabei kam es auch vor, dass manche Arbeiter bereits öfters im Industriepark an vergangenen Projekten teilgenommen hatten. Um den Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten, wurden die Daten der Mitarbeiter neu eingepflegt, da eine Suche in alten Excel-Dateien meist mehr Zeit in Anspruch nahm als eine Neueingabe. Darüber hinaus fielen oftmals auch Arbeiter kurzfristig aus und wurden durch andere ersetzt. Dies führte zu einer Vielzahl an Excel-Listen bis schließlich kein Überblick mehr gegeben war.
Der Werkschutz benötigte für jeden neuen Mitarbeiter von verschiedenen Abteilungen ein ausgefülltes Dokument mit Unterschrift um die Genehmigung zu bestätigen. Das Formular wurde dabei von einer Abteilung unterschrieben und zur anderen gefaxt. Da die Genehmigungen teilweise auch parallel abliefen, wussten die Zuständigen oft nicht, an welcher Stelle sich das Dokument aktuell befindet. So musste man zusätzlich per Telefon und E-Mail ständig den aktuellen Status, der sich stündlich ändern konnte, einfordern. Um zukünftige Projekte effizienter abwickeln zu können, hatte der Kunde den Wunsch, dieses altmodische Verfahren durch ein transparenteres, effektiveres System zu ersetzten.
Ziel: Eine benutzerfreundliche Oberfläche gestalten, bei welcher man jederzeit den aktuellen Status von jedem einzelnen Arbeiter überprüfen kann.
LösungCWA
Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein individuelles Konzept entwickelt, um den Verwaltungsaufwand bei zukünftigen Personaleinsätzen zu beschleunigen, den Genehmigungsaufwand zu reduzieren und den gesamten Prozess übersichtlicher darzustellen. Die bisher verwendeten Excel-Listen und Formularvorlagen wurden durch unser AÜG-Portal ersetzt, das den Bedarfsträgern jederzeit den aktuellen Status des Fremdpersonals anzeigt.Das umständliche Faxen der Dokumente wurde durch elektronische Unterschriften ersetzt, während der Antrag nun per Mausklick an die nächste Genehmigungsstelle weitergeleitet wird. Nach erfolgter Genehmigung /Verlängerung werden die Prozessbeteiligten (z.B. Werkzeugausgabe, Spind Vergabestelle, Werkschutz und Anlagensicherheit) automatisiert per E-Mail benachrichtigt und die vom System ausgefertigten Formulare als PDF an diese Stellen übersendet.
Nach Beendigung des Einsatzes werden wieder alle Prozessbeteiligten durch das System informiert. Somit können diese ihre abteilungsspezifischen Arbeitsaufträge (wie die Rückgabe der Arbeitskleidung, des Werksausweises usw.) einleiten und die Bewertung des Mitarbeiters durchführen.
War ein Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit an einem Projekt im Industriepark beteiligt, so sind seine Daten im System gespeichert. Damit geht eine deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwandes und eine massive Steigerung der Transparenz einher. Somit kann die Einhaltung der Compliance-Rechtlinien gewährleistet werden.
Zusätzlich wurden Reporting-Funktionen implementiert, die dem Geschäftsleiter, dem Betriebsrat und der Personalabteilung grafische als auch tabellarische Auswertungen anzeigen. Dies hilft z.B. bei der Analyse der Kapazitätsauslastung sowie bei der Generierung von Planstellen.
Vorteile2

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